会社での仕事で、こんな経験はありませんか？
上司から振られた仕事量が自分のキャパを超えそうだが、失望されたくないので、遅くまで残業をして期限までに終わらせた。
すると上司からの評価も上がり、以前より多くの仕事を任されるようになり、必然的に以前より遅くまで残業をすることで対応した。
いつの間にか日常的に多くの仕事を抱え、全てをこなすことに必死になっている。
もしこのような状態になっているとしたら、あなたは間違いなく上司から頼りにされていますが、仕事の質より量をこなすことに捕らわれがちになります。
もしかすると、”どんな雑用もやってくれる都合の良い部下”と思われているかもしれません。
そこで今回は、日常的に抱えている仕事量を減らして、これまで以上の成果を上げる方法をご紹介します。
仕事量を減らすと成果も落ちるんじゃないかと思うかもしれませんが、違うんです！
ではどうすれば良いのか、著書「エッセンシャル思考」も参考に、仕事の場面で使える方法をご紹介します。
仕事には成果のあがるものと、あがらないものがある
パレートの法則をご存知でしょうか。
「80：20の法則」ともいわれ、例えば以下のような傾向があります。
- 売上の8割は、上位2割の売れ筋商品によりもたらされている。
- 利益の8割は、上位2割の優秀な社員が担っている。
- 損害の8割は、発生頻度上位２割のミスにより発生している。
このような傾向は個人にも当てはまります。
- 仕事の成果の8割は、2割の労働時間で生み出されている。
実はあなたも２割の時間で大半の成果を挙げているのです。
逆に考えると、労働時間の８割はあまり成果の上がらない仕事を行っていることになります。
そこで、あまり成果につながらない８割の仕事を捨て、時間的な余裕をつくります。そして成果の大半を占める２割の仕事に集中することで、さらに成果を上げていきます。
そんなこと言われても、自分の仕事はすべて重要だし。。。
本当に重要ですか。
このような理由で、仕事を行っていませんか？
- 上司に言われたからやる
- 誰かに頼まれたからやる
- みんながやっているからやる
このような理由で仕事を行っているのでしたら、本当に成果に繋がる仕事を行っているか、一度考えてみましょう。
以降、成果に繋がる仕事の見極め方と、成果につながらない仕事の捨て方について説明します。
成果に繋がる仕事の見極め方
成果に繋がる仕事とは
会社の目的や、大きな仕事（プロジェクト）の目的を達成するために必要な仕事は、本質を捉えていると言えますが、「この仕事はやらなくても目的は達成できるよな」と思う仕事は、本質を捉えていない無駄な仕事です。
とは言っても、目的達成のために全く関係のない仕事は無いと思いますので、”本質を捉えている度合い”で仕事に点数をつけてください。その点数により、仕事にかける時間を変えます。
- ８０点以上は本質を捉えた成果に繋がる仕事です。これは十分な時間をかけます。
- ８０点未満は成果との結びつきが弱い仕事です。時間を掛けずに最低限求められている結果を出す程度に留めます。
- ４０点未満は無駄な仕事です。断る方向で上司に相談しましょう。
「無駄な仕事とわかっていても、仕事は断りにくいな」と思っているあなたのために、仕事の断り方を次の章で説明します。
自分で無駄な仕事を作り出さないように
仕事の選別が出来るようになっても、自分で無駄な仕事を作り出しては意味がありません。
最初は目的（ゴール）に向かって進んでいたけど、仕事に熱中するあまり細かなところが気になってしまい、いつしか目的から外れた作業をしていた、なんてことはありませんか。
これが本当に役に立つのかと少しでも考えてしまうとしたら、それは不要な仕事です。
もちろん仕事を雑に行なえと言っているわけではありませんよ。
細かなところまで丁寧に仕事を行う意識を持って取り組んでおり、目的のために必要な仕事でしたら良いのですが、目的を忘れてしまっていたら頑張って取り組んでも結果的に無駄な仕事になります。自己満足だけで終わらないように、目的を意識するようにしましょう。
無駄な仕事の捨て方
同僚などからの仕事の依頼
自分が現在行っている作業が、目的から外れた本質ではない作業だったと気づいたとき、せっかくこれまで行ってきた作業を捨てて軌道修正するのは多少勇気が入りますが出来ないことではありません。なぜなら自分の意志だけで出来ますからね。
ですが、人から頼まれた場合はどうでしょう。うまく断ることが出来ていますか？
- 嫌われたくない。
- 仕事が出来るやつだと思われたい。
- 何かと頼りにされたい。
こんなことが頭をよぎりますよね。
ですが、仮に仕事を受けて無理してやったとしても、雑な結果となってしまったら、やっぱり仕事が出来ないやつだと思われ、次からは頼りにされません。
相手のためにも自分のためにも、自分の手に余る仕事は勇気を持って断ってください。
上司からの仕事の指示
同僚からの仕事は断れても、会社組織のなかでは上司の指示を聞かないわけには行きません。
とは言っても、「これやる意味ある？」と感じるような些末な仕事が来ることもありますよね。
そのような場合は、
- まず自分が現在持っている仕事を伝えます。
- そして、上司の仕事を受けると自分の仕事が遅延することと、遅延に対する影響を伝えます。あるいは自分が抱えている仕事の一部を、他の人に任せれば対応できるなどの代替案を提示しても良いです。
- その上でどちらの方が優先度が高いか、上司に判断してもらいます。
あくまでもこちらからNGを出すのではなく、仕事の優先度を相談するかたちにしてください。
あなたは既に本質的な仕事だけを抱えていますので、これで遠回しに断っていることになります。
それでも「こっちの方が優先だ。すぐにやってくれ」と言われたら、指示された仕事を行います。
あなたは仕事を受ける際に条件を付けていますので、仕事量が増えることはないはずです。
ですが、本質的でない仕事に注力したくないので、できるだけ時間を掛けずに、指示された内容を満たす最小限の結果にとどめましょう。
上司からの指示を、素直に受けないと嫌われない？
と思うかもしれませんが、あなたがこれまで以上の成果をあげるための第一歩です。
そして目先の上司から評価より、なんでも屋（都合の良い部下）と思われないことの方が大事です。
と言ってもやっぱり気になりますよね。安心してください。一定の成果をあげていれば上司から嫌われるどころか信頼されるようになり、仕事を断ることが出来ることも評価されるようになります。
まとめ
- 成果につながる仕事は、2割の労働時間で生み出している。
- 成果につながらない無駄と感じる仕事は、断るように話を進める。（最終的に判断するのは上司）
このまとめの２行だけ読むと、「心を北極の氷より冷たくして、成果に繋がらない仕事は全て突き返しましょう！」と聞こえてしまうかも知れませんが、そんな極端なことではなく、まわりの雰囲気も見つつ、この考えを取り入れてください。
仕事のやり方は、頭でわかっていても直ぐに実践するのは難しいかもしれません。
徐々に意識を変えていけば、これまで大量に降ってきた仕事が減少し、時間だけではなく心にも余裕を持つことができます。
ぜひ、実践してみてください。
逆に、こんなことは簡単で、既に行っているという人は、是非「エッセンシャル思考」を読んでみてください。
仕事以外のことについても、幅広く書かれています。