最近、上司からいつも指摘される。。
今度からミスをしないように、ひとつひとつ上司に確認したほうが良いかな。
だけど、そんなに時間取らせるのも悪いよなぁ。
かと言って確認しないと、また指摘されるし。。
周りの人より頑張っているのに、うまく行かないこと、ありますよね。
こんなミスや指摘をされたこと、ありませんか？
- 指示された仕事を進めていったら、わからないところが多く、時間がかかり期限に間に合わなかった。
- 指示されたとおりに仕事をして、結果を提出したらイメージが違うと指摘された。
- 仕事の結果を提出したら、細かい指摘が多く、仕事のツメが甘いと指摘された。
中には「それだったら最初に言ってくれればいいのに」と思うような指摘もありますよね。
これらは全て仕事の準備が不足しています。
仕事を指示されて、「はい！わかりました！」と言って直ぐに着手すると、このような失敗をしやすくなります。
と言うのも、上司は仕事を細分化し噛み砕いた状態にして指示を出すわけではありません。その人の力量に合わせたサイズの仕事をまるっと渡します。
まるっと渡された仕事を噛み砕いて、そつなく料理するのはあなた自身です。
では、どのように噛み砕いたら良いか、仕事の準備というテーマで話していきます。
※仕事が１時間程度で終わるものや、間違えようのない仕事は良いのですよ。ある程度の期間がかかるものは相応の準備が必要、ということです。
仕事の準備
上司は仕事をまるっと渡してきますので、上司自身、細かいところまで考えていません。
また多忙な上司は、指示の出し方も不十分かもしれません。
そのため以下の５つのポイントを整理、検討して、上司と認識を合わせましょう。
認識合わせした内容は、チャットやメールで共有します。（口頭で話した内容は必ず忘れる！と思っておきましょう）
指示された内容の整理
まず仕事の目的とアウトプット（仕事の結果として求められているもの）の確認をします。
例えばこの仕事が終わらないと後続の仕事が着手できないクリティカルな仕事なのか、今後役に立つかも知れないなどの曖昧な雑用に近いものなのかで、仕事の緊張感が変わります。
ここでの認識合わせが崩れると、今後の作業が総崩れになりかねませんので、しっかり合わせておきましょう。
範囲、品質、納期を明確に
何を、いつまでに、どのレベルまで行うかを明確にします。
範囲
曖昧な状態で仕事を受けると、やらなくても良いところまでやってしまって、余計な時間を掛けてしまった。
または、仕事が終わってから「これは出来ていないの？」と聞いていなかったところも作業範囲に入っていた。なんてことがあります。
これは避けたいので、仕事の範囲をキッチリ確認しましょう。
品質
仕事のアウトプットの粒度、品質の認識を合わせておきましょう。
仕事が終わってから「ここ、もっと細かい情報を載せてほしい」や、「こんな細かい情報じゃなくて、全体像がわかるようにしてほしい」など言われると手戻りのダメージが大きいので、最初に認識を合わせておきましょう。
期限
仕事の期限を確認します。
期限が曖昧なら、作業工数を出したあとで、こちらから納期を宣言します。（強気に宣言しなくても、「完了予定日はこの日です」と提示しましょう）
ここを曖昧にすると、他の仕事を優先して着手もしなかったり、上司から急に「まだ出来ていないの？明日までにやって」と言われるかも知れません。
自分を守るためにも期限を提示したほうが良いです。
課題の洗い出し
指示された仕事を噛み砕いて細分化して、課題（現時点では出来るかどうかわからないタスク）がないか洗い出します。
最初から最後までの仕事をイメージして、問題なく進みそうならOKですが、次のリスクがある場合は要注意です。
- 仕事の目的が達成できないかも知れない。
- このタスクについては、事前に調査が必要。もしかすると進捗に影響するかも知れない。（とても時間がかかり、納期までに間に合わないかも知れない）
- このタスクは私のスキルでは難しく、求められる品質を下回るかも知れない。あるいは大幅に時間が掛かるかも知れない。
仕事の目的、納期、品質に影響するかも知れない場合は、課題として予め上司に報告、相談しましょう。
（課題の解決案を出せれば、合わせて載せておきましょう）
上司が課題を解決してくれるかも知れませんし、些細なリスクなら発生してからの解決でも良いと判断されるかも知れません。
事前にリスクを共有しておくことが大事です。
工数見積
仕事を細分化してそれぞれのタスクに掛かる作業時間を出します。
それを書き出してスケジュールを作り、上司から指定された期限に間に合うか確認します。
もし間に合いそうになければ、上司へ相談します。
３割行ったら認識合わせを
上記の「品質」でも挙げましたが、アウトプットを出してから「イメージと違う」と言われると手戻りが大きいので、事前に認識合わせしておきます。
とは言っても、場合によっては事前にアウトプットのイメージを合わせるのは難しいかも知れません。
そのような場合は早い段階（作業の３割完了時点）で、上司とアウトプットの認識を合わせましょう。この段階で指摘をもらったほうが手戻りが少なくて済みます。
※もちろん３割は目安です。要は粒度と品質の認識を合わせられそうなタイミングで行えば良いです。
準備のピックアップ
以上、仕事の準備を挙げました。「準備だけなのに やることが多いなぁ」と感じるかも知れません。
「準備に時間を使うより、仕事に着手したほうが早く終る」と思うかも知れませんが、それが失敗のもとです。
重要な仕事ほど、準備に時間を掛けましょう。
ですが、この準備はそもそも失敗しないために必要な作業。リスクを回避するためのものです。
そのため、これまでの失敗の経験から「この準備をしておけば失敗しなかった」というものを取り入れたほうが効果的です。
逆に言うと、これまでうまく行っていたものに対して、改めて準備に時間を掛けても効果は薄いです。
自分の経験と仕事の特性に合った準備をピックアップして行いましょう。
まとめ
今回は、仕事を失敗しないためには、十分な準備と認識合わせが必要ということをお話しました。
以下、おさらいです。
仕事に着手する前に、今回の仕事に必要な準備を考え、準備の時間を確保しましょう。
準備の項目は以下の５つ。
●指示内容の整理
曖昧な指示を明確にして、認識が合っていることを確認する。
●範囲、品質、納期を明確に
後で残念な結果にならないように、明確にさせた上で認識を合わせる。
●課題の洗い出し
課題とリスクを書き出して、相談する。
●工数見積
作業時間を見積もり、余裕を持ったスケジュールを引く。
●３割行ったら認識合わせを
最後に「イメージと違う」と指摘され、大きな手戻りが発生しないように、事前にアウトプットのイメージの認識を合わせる。
この準備を行っても失敗した場合は仕事を振り返ってみて、どのような準備を行えば失敗しなかったかを書き出してください。
経験を積むごとに自分用の準備タスクが蓄積されていき、失敗は比例して なくなっていきます。